こんにちは！株式会社MMOLのひでしまです！
今回は株式会社MMOLのサービス「MMOL-Sync」の一つとして実施した
「業務プロセス自動化システムの構築」の事例を、現場の改善メモとしてまとめ、書類作成作業に追われる労務”から抜け出す方法をご紹介します！
労務って、やること自体は大体決まっているのに、同じ情報を何枚も書類作成するとか、変更連絡が散らばって対応漏れが起きやすいとか、「人が頑張る前提」で成り立っている作業がまだまだ多い分野だなと思います。
地味ですが、ここが整うと日々のストレスが本当に減ります！
ご依頼内容と課題：書類作成を“速くする”ではなく“仕組み化”する
労務業務の中でも、特に手間がかかるのが 入社・退職・転居・入籍などの手続き書類です。
今回のご依頼は、単に「入力を楽にする」ではなく、既存フローの分析から着手し、プロセス全体を見直したいというものでした。
背景には、次のような課題がありました。
1）同じ情報を、書類の種類ごとに何度も記入している
たとえば氏名・住所・生年月日・扶養・口座…など、内容は同じなのに
書類が変わるたびに入力し直す構造になっている。
この状態だと、
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作業時間が増える
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転記ミスが起きる
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“誰かの記憶”に依存する
という、地味だけど致命的な問題が積み上がります。
2）従業員情報の変更連絡が散らばり、反映漏れ・入力ミスが起きやすい
転居や入籍などの変更連絡がSlack中心で届く運用だと、
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情報が流れて埋もれる
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誰がどこまで反映したか追えない
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各種ツールへの手入力が発生する
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対応漏れ・入力間違いの不安が常に残る
つまり、「連絡」と「更新」の間に人間が挟まっているのがボトルネックでした。
実施内容：Googleフォームを“入口”にして、書類生成と情報更新をつなげる
改善のポイントは、「窓口を一本化して、そこから全部つながる」状態を作ることでした。
1）必要情報をGoogleフォームに集約
入社・退職などの手続きで必要な情報を、Googleフォームに整理して入力できる形にしました。
ここでのコツは、フォームを増やしすぎないこと。
現場が迷うと運用が崩れるので、
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入社
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退職
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従業員情報変更（転居・入籍など）
のように、業務イベント単位で設計します。
2）フォーム入力をトリガーに、必要書類を自動生成
フォームに入力された内容を基に、手続きに必要な各種書類が自動生成される仕組みを構築しました。
実装には、ノーコードで業務連携できる自動化ツールを使用しました
今回利用したのはYoom（ユーム）https://lp.yoom.fun/です。
ツールは手段です、大事なのは、
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「誰が」「何を」「どこへ」転記していたかを分解し
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“転記そのもの”を無くす構造に変えた
という設計の部分です。
3）Slack連絡から「フォーム入力」へ変更し、各種ツールへ自動反映
従業員情報の変更連絡はSlackで受けるのをやめ、フォーム入力を唯一の入口に変更。
そしてフォーム入力を起点に、
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労務管理に必要なツールへの反映
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必要に応じた通知
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更新履歴の追跡
ができるようにして、対応漏れと入力間違いのリスクを下げました。
効果：時間短縮だけじゃなく、「ミスが起きにくい状態」を作れた
結果として、
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書類作成の工数を削減
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情報更新の対応漏れを抑制
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手入力が減り、入力ミスの可能性が低下
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「誰が対応したか」を追いやすい運用へ改善
という成果につながりました。
ここで強調したいのは、時短＝正義だけではなく、
労務領域では特に “ミスが起きにくい仕組み” が価値になるという点です。
うまくいく自動化の条件：「ツール導入」より「フロー設計」が9割
自動化というと、つい「どのツールを使うか」が話題になりがちですが、現場で効くのはここです。
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入力窓口を一本化できているか
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例外処理（未入力、誤入力、差し戻し）の逃げ道があるか
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運用が“人の善意”に寄っていないか
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現場が迷わない導線になっているか
「どこで情報が生まれ、どこで再利用されるべきか」を設計できると、労務はかなり楽になります！
まとめ：労務の自動化は「地味だけど効く」投資
入社・退職・変更手続きは、件数が増えれば増えるほど
「地味な転記」が会社の体力を削っていきます。
だからこそ、
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連絡をフォームに集める
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一度の入力で書類を作る
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各種ツールへの反映を自動化する
という“地味な勝ち”を積み重ねるのが、結果的に一番効きます。
もし今、入社・退職手続きや従業員情報の変更対応で「同じ情報を何度も入力している」「更新漏れが怖い」「誰かの頑張りで回っている」みたいなお悩みがあれば、状況を聞かせてもらえたら嬉しいです！
ツールありきではなく、まずは現状の流れを整理して「どこから手をつけると一番ラクになるか」を一緒に考えます！
自動化・効率化の面で、きっと何かしらお役に立てると思いますので、気軽にご相談ください！
