1月、カレンダー的には「新年スタート！」なんですが、
経理だけ、なぜか M-1 決勝前みたいなソワソワ感になります。
はい、支払調書です。
支払調書って、ざっくり言うと何者？
ざっくり言うと支払調書は、
フリーランスさんに払ったギャラの“成績表”を
本人と税務署にそっと渡す紙
です。
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1年間でいくら払ったか
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いくら源泉所得税を引いたか
をまとめて、
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相手本人
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税務署
の両方に「はい、確定申告の材料どうぞ〜」と出してあげる役目です。
…なんですが、経理側からすると全然“そっと”ではなく、
ゴリゴリの大仕事です。
実務で一番キツいのはどこか
毎年つまずくポイントは、だいたい同じです。
① 結局、誰に出すの問題
外注費・業務委託費・謝礼…
勘定科目の中に、フリーランスさんも専門家もごちゃっと混ざっている。
② 住所とマイナンバー足りない問題
「とりあえず振り込んじゃった」が、年明けに牙を剥きます。
いざ支払調書を作ろうとしたら、肝心の情報が揃ってない問題。
③ 最新のルール・手引きの確認
税務署の手引きや法令の改正など、
「昨年と同じでよいか」を確認する作業も欠かせません。
毎年この3コンボで、経理のHPが削られていきます。
試してみて、だいぶラクになった3ステップ
ここ数年で「これはマシになったな〜」と思ってるやり方がこちらです👇
① 仕訳から“人に払ってるお金”だけ抜く
まずは、
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勘定科目
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補助科目
を使って、フリーランスさん・専門家っぽい支払いをバーッと抽出。
年に1回まとめてじゃなくて、月次のタイミングでざっくりリスト化しておくと、年明けの地獄がかなり薄まります。
② “常連さんリスト”を作る
毎年ほぼ確実に支払調書を出す先は決まってきます。
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いつもお願いしているデザイナーさん
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顧問系の先生方
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毎年イベントでお願いする司会・カメラマンさん など
この人たちを「常連」としてリスト化。
新規の方は、初回の契約・振込のタイミングで住所＆マイナンバーをもらうルールにしました。
「あとで聞けばいいや」は、だいたい忘れます。（未来の自分を信用しない）
③ 社内に“怪しかったら経理に一声”ルールを流す
後工程だけでなんとかしようとすると、経理が燃えます。
なので、
「こういう業務委託で、◯◯円を超えそうなら、
契約前に一回経理に投げてください」
というざっくりルールを、営業や現場に共有。
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先に「対象かどうか」だけ相談してもらう
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大丈夫ならそのまま進めてもらう
にしておくと、変な案件だけ前もってキャッチできるのでだいぶ平和です。
やってみて気づいたこと
支払調書って、見た目は「1〜2月の季節イベント」ですが、
本当のところは、
1年かけてちょっとずつ準備しておく方が、圧倒的に正解
なものでした。
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毎月の支払いを、ほんの少しだけ意識する
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常連さんリストを育てておく
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契約の前後で一言もらう文化を作る
これだけでも、1月の自分のメンタルがかなり守られます。
「うちの場合って、誰が“常連さん”になるんだろう？」
「どの支払いが支払調書の対象なのか、ちゃんと線引きしておきたい」
などのモヤモヤがあれば、
実務フローの整理や「常連さんリスト」の作成もご一緒できますので、
ご関心があればぜひお気軽にご相談ください！
