ChatGPTが仕事で使われる場面が増えてきて、経理業務でも「これって使えるのかな」と感じることが多くなりました。
実際に使ってみると、経理そのものを丸ごと任せるというより、文章を整える、整理する、たたき台を作る、確認観点を洗い出すといった場面でかなり便利だと感じます。
最近は、実際の仕訳などもツール上でできたり、請求書処理や経費精算まわりの自動化も進んできていて、AIやシステムが実務にかなり近いところまで入ってきています。
ただ、それでも最終判断や内容確認、自社ルールに照らした判断は、やはり人が行う必要があります。
だからこそ、経理でChatGPTを使うときは、「答えを全部出してもらう」よりも、「整理やたたき台づくりを手伝ってもらう」くらいの使い方がちょうどいいように思います。
今回は、経理業務で使いやすかったChatGPTのプロンプト例をまとめてみます！
経理でChatGPTを使うときの前提
最初に前提として、経理でChatGPTを使うときは、少し意識しておきたいことがあります。
それは、出てきた内容をそのまま採用しないことです。
会計処理や税務、社内運用は、会社ごとのルールや取引の背景によって変わることがあります。
そのため、ChatGPTは便利な補助役ではあっても、最終判断を任せる相手ではありません。
経理で相性がいいのは、たとえばこんな使い方です。
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社内向けの案内文を作る
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わかりにくい文章をやさしく言い換える
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チェックリストを作る
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引き継ぎ資料のたたき台を作る
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業務フローを整理する
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会議メモを整える
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比較ポイントや確認観点を洗い出す
こうした“少し整える仕事”は、ChatGPTとかなり相性がいいです。
まず入れておくと使いやすい一文
プロンプトを作るときに、最初にこの一文を入れておくと、かなり使いやすくなります。
経理実務の補助役として、たたき台を作ってください。最終判断は人が行う前提で、整理・言語化・チェック観点の洗い出しをしてください。
この一文があるだけで、ChatGPTが“断定しすぎる答え”に寄りすぎず、補助役として動きやすくなります。
ここからは、経理業務で使いやすかったChatGPTのプロンプト例を10個まとめています。
できるだけそのまま使いやすい形にしているので、必要に応じて内容だけ自社向けに調整してください！
1. 経費精算の案内文を作るプロンプト
経理では、社員向けに何かを案内する文章を作る場面が意外と多いです。
特に経費精算の締切や提出ルールは、毎月のように発信することもあります。
あなたは経理担当者の補助役です。 社内向けに、経費精算の締切について案内文を作成してください。 条件： ・やわらかいが、業務連絡として適度に丁寧 ・長すぎず、読みやすい ・提出遅れが多いため、期限厳守をやんわり伝えたい ・Slackやメールで使える文面 伝えたい内容： ・今月の経費精算締切は○月○日 ・領収書の添付漏れに注意 ・不明点は経理まで連絡
毎回ゼロから文面を考えなくてよくなるので、こういう用途はかなり相性がいいと感じます。
2. 文面をやわらかく整えるプロンプト
経理からの連絡は、内容によっては少しかたくなりがちです。
ただ、社内向けの文章は、強すぎず、でも必要なことはきちんと伝えたい場面が多いと思います。
以下の文章を、社内向けにやわらかく、でも軽すぎない表現に直してください。
経理からの案内として自然な文面にしてください。
【文章】 ここに文章を貼る
催促文や依頼文など、少し言い方を整えたいときに便利です。
3. 月次前のチェックリストを作るプロンプト
経理は、抜け漏れを防ぐことがとても大事な仕事です。
そのため、チェックリストを作る用途はChatGPTとかなり相性がいいです。
あなたは経理実務に詳しいアシスタントです。 月次決算前に確認しておきたい項目を、実務で使いやすいチェックリスト形式で作成してください。 条件： ・中小企業の経理担当者向け ・専門用語は必要最低限 ・抜け漏れ防止に使える形 ・項目ごとに短く簡潔に
一度作っておくと、毎月の確認にも、引き継ぎにも使いやすいです。
4. 請求書処理フローを整理するプロンプト
毎日やっている業務ほど、いざ説明しようとすると流れを言語化しづらいことがあります。
そんなときは、まず流れを整理するところから始めると進めやすいです。
請求書を受領してから支払処理までの流れを、経理初心者にもわかるように整理してください。 含めたい内容： ・請求書受領 ・内容確認 ・承認 ・支払予定への反映 ・振込 ・保存 条件： ・順番がわかりやすいこと ・社内マニュアルのたたき台として使えること
業務フローの見える化や、マニュアル作成の最初の一歩として使いやすいと思います。
5. 引き継ぎメモのたたき台を作るプロンプト
経理業務は属人化しやすいので、引き継ぎ資料の整備はとても大切です。
ただ、忙しいとどうしても後回しになりがちです。
経理業務の引き継ぎメモのたたき台を作成してください。 テーマ： 売掛金管理業務の引き継ぎ 含めたい内容： ・毎月やること ・確認ポイント ・よくあるミス ・社内で確認すべき相手 ・注意点 条件： ・後任者が見て流れをつかめる内容 ・実務的でわかりやすい表現
骨組みだけでも先に作れると、そのあとかなり進めやすくなります。
6. 催促文を感じよく作るプロンプト
経理では、提出物の催促や確認依頼も日常的に発生します。
ただ、ここは言い方を間違えると強く見えやすいところでもあります。
未提出の経費精算について、相手にきつく見えすぎない催促文を作成してください。 条件： ・社内向け ・丁寧 ・やわらかい ・でも提出をお願いしたい意図は明確 ・メールでもチャットでも使える文面
“伝えたいことはあるけれど、角は立てたくない”という場面で使いやすいです。
7. 経理に詳しくない人向けの説明文を作るプロンプト
経理では、経理担当以外の社員にルールや手続きを説明する場面も多いです。
そのとき、専門用語のままだと伝わりにくいことがあります。
以下の内容を、経理に詳しくない社員にもわかるように説明文にしてください。 専門用語はなるべくやさしく言い換えてください。 【説明したい内容】 ここに内容を貼る
社内説明やルール周知の文章を整えたいときに便利です。
8. 業務改善の観点を洗い出すプロンプト
「何となく非効率だと思っているけれど、どこが問題か言葉にしづらい」
そんなときも、ChatGPTは考えを整理する補助役として使いやすいです。
以下の経理業務フローについて、非効率になりやすい点と改善の観点を洗い出してください。 【業務内容】 ここに業務フローを書く 条件： ・実務で起こりやすい課題を想定 ・システム導入だけでなく、運用面の改善案も含める ・経理担当者目線で整理する
そのまま答えを採用するというより、改善を考えるための材料として使うと相性がいいです。
9. AIに向く仕事・人がやるべき仕事を整理するプロンプト
経理全体を見直すときには、「AIに向いている仕事」と「人が持つべき仕事」を分けて考えるのも大事です。
業務の切り分けを考えたいときに使いやすいプロンプトです。
経理業務の中で、AIに向いている仕事と、人が最終的に行うべき仕事を整理してください。 条件： ・実務目線 ・文章作成、整理、チェック補助などを含める ・会計判断や最終確認は人が必要という前提 ・わかりやすく分類する
AI活用を考えるときにも、業務改善を考えるときにも使いやすい内容です。
10. 問い合わせ内容を整理するプロンプト
経理の仕事では、社内からの相談や質問に対して、すぐに返したいけれど、まず何を確認すべきか整理したい場面があります。
そんなときにChatGPTを使うと、問い合わせに対して確認したいことや、整理すべき論点を出しやすくなります。
以下の問い合わせ内容について、経理担当者として先に確認したい点を整理してください。 条件： ・実務目線 ・箇条書き ・確認漏れを防ぎたい ・最終判断は人が行う前提 【問い合わせ内容】 ここに相談内容を貼る
これは、すぐに答えを出すためというより、確認不足のまま判断しないための整理に向いています。
経理では、こうしたワンクッションがあるだけでも安心感がかなり変わる気がします。
経理でChatGPTを使うときのコツ
実際に使ってみると、プロンプトは長くて難しいものを作らなくても大丈夫です。
むしろ、次の3つを入れるだけでかなり変わります。
1. 誰向けかを書く
たとえば、
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社内向け
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経理初心者向け
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管理職向け
などです。
2. どんなトーンかを書く
たとえば、
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やわらかく
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丁寧に
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簡潔に
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かたすぎず自然に
といった指定です。
3. 何に使うかを書く
たとえば、
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メール文面
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Slack投稿
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チェックリスト
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引き継ぎ資料
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マニュアルのたたき台
ここが入ると、かなり使いやすくなります。
結局、経理でChatGPTはどう使うのがちょうどいいのか
経理でChatGPTを使うなら、やはりいちばん相性がいいのは、整理・言語化・たたき台づくりだと思います。
経理そのものの判断を任せるのではなく、
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文面を整える
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流れを整理する
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チェック項目を出す
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引き継ぎ資料の骨組みを作る
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説明をわかりやすくする
こういった場面で使うと、かなり実務に取り入れやすいです。
AIが入ってくることで、経理の仕事が全部変わるというより、
日々の少し面倒な作業が少し軽くなる。
まずはそのくらいの距離感で使うのが、いちばん自然なのかもしれません。
経理の仕事は、正確さが必要です。
だからこそ、最終判断は人が持ちながら、整理や言語化の部分はうまくChatGPTに手伝ってもらう。
そんな使い方が、今のところはいちばん現実的だと感じています！
